, JOKA KOSKEE PC COMPONENTS EUROPE SRL:N REKISTERÖITYÖN JA TOIMIVAN PÄÄTOIMIPAIKKAAN ASENNETTUA VIDEOVALTOINTAYRISTETTÄ
EU-asetuksen 679/2016 ("yleinen tietosuoja-asetus" tai "GDPR") 13 artiklan ja Italian tietosuojaviranomaisen 8. huhtikuuta 2010 hyväksymän videovalvontaa koskevan yleisen säännöksen (Garante per la Protezione dei Dati Personali) sekä Euroopan tietosuojaneuvoston (EDPB) 29. tammikuuta 2020 hyväksymän henkilötietojen käsittelyä videolaitteiden avulla koskevan ohjeen 3/2019 – versio 2.0 – mukaisesti tiedotamme täten seuraavaa.
Käsiteltävien tietojen luokat ja käsittelyn tarkoitukset.
Videovalvontajärjestelmän tallentamiin videokuviin liittyviä henkilötietoja käsitellään yhtiön työntekijöistä, ulkopuolisista konsulteista, yhteistyökumppaneista, yhtiön pääkonttorin vierailijoista osoitteessa Via Orazio Raimondo nro 47 sekä kaikista, jotka käyttävät edellä mainittuja tiloja, joihin kamerat on asennettu. PC Components Europe srl, jäljempänä "Yhtiö", on asentanut videovalvontajärjestelmän rekisteröityyn ja operatiiviseen pääkonttoriinsa Roomassa, osoitteessa Via Orazio Raimondo nro 47, valvontaviranomaisten antamien määräysten sekä lain 300/1970 (ns. työntekijöiden laki) 4 §:n määräysten mukaisesti. Yhtiö on ottanut käyttöön murtohälytys- ja videovalvontajärjestelmän asentamalla useita ilmaisimia – niiden läsnäolo ilmoitetaan erityisillä merkeillä videovalvotuilla alueilla – yhtiön omaisuuden suojelemiseksi ja ilkivallan, vahinkojen, varkauksien ja pahoinpitelyn estämiseksi sekä yleisen turvallisuuden tutkinnan helpottamiseksi. Huomaa, että kyseinen videovalvontajärjestelmä asennettiin Rooman metropolialueen tarkastuslaitoksen, INL.IAM-RM, myöntämällä luvalla. VIRALLINEN REKISTERI U. 0029096.14.03-2024, lain 300/1970 4 §:n säännösten mukaisesti, jotka kieltävät työtoiminnan etävalvontalaitteiden käytön.
Oikeusperusta
Videovalvontajärjestelmän kautta tapahtuvan tietojenkäsittelyn oikeusperusta on Yhtiön (rekisterinpitäjä) oikeutettu etu GDPR:n 6 artiklan f kohdan mukaisesti varmistaa omaisuuden ja yksilöiden turvallisuus.
Käsittelymenetelmät
Videovalvontajärjestelmän kautta kerättyjä henkilötietoja – kameroiden tallentamia videokuvia – käsitellään ainoastaan ja ainoastaan edellä mainittuihin tarkoituksiin ja noudattaen tarpeellisuuden, laillisuuden, läpinäkyvyyden ja oikeudenmukaisuuden periaatteita sekä käsittelyn ja säilyttämisen rajoittamisen periaatteita henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään ammattimaisesta laitteistosta ja ohjelmistosta koostuvassa järjestelmässä, joka on aktiivinen 24 tuntia vuorokaudessa ja jonka logiikka liittyy tiukasti edellä mainittuihin turvallisuustarkoituksiin, ja joka tapauksessa tavalla, joka takaa tietojen luottamuksellisuuden.
Tietojen säilytysaika.
Tallennettuja henkilötietoja säilytetään enintään 48 tuntia, minkä jälkeen ne poistetaan järjestelmästä automaattisesti, lukuun ottamatta lomiin tai sulkemisiin liittyviä jatkojaksoja (esim. perjantai-illasta maanantai-iltaan tallennettuja tietoja säilytetään enintään 72 tuntia) tai oikeusviranomaisen erityisistä tutkintapyynnöistä johtuvia tilanteita. Lisäksi täsmennetään, että:
– tallennettuja tietoja ei yhdistetä ja/tai yhdistetä muihin IT-järjestelmiin;
– järjestelmä koostuu 23 videokamerasta – joista 13 sijaitsee ulkokehällä ja 9 yrityksen tiloissa ja jotka on asianmukaisesti merkitty asianmukaisilla merkinnöillä (yksinkertaistettu tieto);
– järjestelmä tallentaa kuvia reaaliajassa, ja niitä voi katsella vain erikseen nimetty sisäinen henkilöstö; lisäksi kuvia voi katsella myös ulkopuolinen turvallisuushenkilöstö;
– tallenteiden etäkäyttö on kielletty keneltä tahansa, lukuun ottamatta laissa säädettyjä rikosoikeudellisia tapauksia; Vain yleisen turvallisuuden viranomaisten pyynnöstä valtuutetut henkilöstöt saavat luovuttaa tallenteita sisältävät tietokonevälineet.
– Tallennusvälineet, joille henkilötietoja (kameroilla tallennettua videokuvaa) tallennetaan ja säilytetään, sijaitsevat suojatuilla alueilla, eikä niihin ole pääsyä muilla kuin asianmukaisesti valtuutetuilla henkilöillä ja tietojen käsittelystä vastaavilla henkilöillä (yrityksen ainoa johtaja, videovalvonnasta vastaava henkilö ja, määrättyihin tehtäviin liittyen, järjestelmäteknikko ja turvallisuuspalvelusta vastaava yritys).
– Valtuutetulla henkilöstöllä – sekä ulkoisella että sisäisellä – on oikeus katsella kameroiden tallentamia kuvia reaaliajassa ja ainoastaan edellä mainittuihin turvallisuustarkoituksiin liittyvien työtehtäviensä suorittamiseksi ja/tai järjestelmien hallintaan/tekniseen ylläpitoon liittyen. – Valtuutetun henkilöstön on
säilytettävä käsiteltyjen henkilötietojen luottamuksellisuus.
Viestintä.
Kerättyjä ja tallennettuja tietoja ei luovuteta tai levitetä, ellei yleisen turvallisuuden viranomainen ja/tai oikeuspoliisi sitä nimenomaisesti pyydä. Rekisteröityjen oikeudet: Rekisteröidyt – työntekijät, ulkopuoliset konsultit, yhteistyökumppanit, yrityksen tiloissa vierailevat ja kaikki, jotka pääsevät edellä mainittuihin yrityksen tiloihin, joissa on kamerat – voivat käyttää EU-asetuksen 679/2016 15 artiklassa ja sitä seuraavissa artikloissa säädettyjä oikeuksia käsiteltävien tietojen luonteen ja tyypin mukaisesti.
Rekisteröidyt voivat erityisesti:
– käyttää oikeutta tutustua henkilötietoihin tai saada vahvistuksen heitä koskevien henkilötietojen olemassaolosta tai puuttumisesta, vaikka niitä ei olisi vielä tallennettu, ja toimittaa tällaiset tiedot ymmärrettävässä muodossa;
– saada tietoa:
a) henkilötietojen lähde;
b) käsittelyn tarkoitukset ja menetelmät;
c) sähköisesti suoritettavan käsittelyn logiikka;
d) rekisterinpitäjän tunnistetiedot;
e) henkilöt tai henkilöryhmät, joille henkilötietoja voidaan luovuttaa tai jotka voivat saada ne tietoonsa valtion alueella olevina nimettyinä edustajina, tietojen käsittelijöinä tai vastuuhenkilöinä.
– saada laittomasti käsiteltyjen tietojen poistaminen, anonymisointi ja/tai suojaaminen, mukaan lukien tiedot, joiden säilyttäminen ei ole tarpeen niiden tarkoitusten kannalta, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä myöhemmin käsiteltiin;
– vastustaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä kokonaan tai osittain oikeutetuista syistä, vaikka se olisi olennaista keräyksen tarkoituksen kannalta.
Lisätietoja videovalvontaan liittyvistä oikeuksista on kansallisten ja eurooppalaisten valvontaviranomaisten antamissa säännöksissä ja/tai ohjeissa. Käyttääkseen edellä lueteltuja oikeuksia rekisteröityjen on lähetettävä erillinen pyyntö ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään seuraavaan sähköpostiosoitteeseen: privacy@pc-europe.it. Lopuksi rekisteröidyillä, jotka uskovat, että heidän henkilötietojensa käsittely rikkoo tietosuoja-asetusta, on oikeus tehdä valitus Italian tietosuojaviranomaiselle (asetuksen 77 artiklan mukaisesti) viranomaisen verkkosivustolla (www.garanteprivacy.it) julkaistuihin osoitteisiin, joka sijaitsee Roomassa, Piazza Venezia 11, postinumero 00187, tai hakea muutosta tuomioistuimelta (asetuksen 79 artikla).
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on PC Components Europe srl, jota edustaa sen väliaikainen laillinen edustaja – jonka rekisteröity toimipaikka on Roomassa, osoitteessa Via Orazio Raimondo n. 47.
Käsittelypaikka
Tietojenkäsittelytoimet tapahtuvat edellä mainitussa rekisterinpitäjän pääkonttorissa, ja niitä suorittavat ainoastaan käsittelyyn valtuutetut/nimetyt henkilöstön jäsenet.